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Digitale Archivierung spart Zeit und Kosten!

Digitale Archivierung spart Zeit und Kosten!

Seit Mitte des Jahres sind wir zum Vorteil unserer Kunden Partner der OPTIMAL SYSTEMS GmbH. Mit enaio® bieten wir eine zentrale Informationsmanagement-Plattform, um Informationen schnell und sicher zu finden, zu verwalten und zu archivieren - wann, wo und in welchem Format auch immer sie gebraucht werden. Also ein digitales Dokumenten Management System das Ihnen Zeit und Kosten sparen kann. Wir haben über eine  Schnittstelle die Anbindung an das neue Dealer Management System CROSS der Volkswagen AG realisiert.

Sicher, schnell, kostenschonend:

  • Einsparungen von Raum-, Material- und Personalkosten
  • Dokumente werden rechts- und fälschungssicher archiviert
  • Schnelle Recherche über Verschlagwortung, Volltext oder Contentmining für sofortige Entscheidungen oder Auskünfte – an allen Arbeitsplätzen, rund um die Uhr.
  • 100% compliant

Bei der herkömmlichen Archivierung ...

  • werden ca. 67% der Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht.
  • Sind 97% der Archivkosten Personalkosten (vor allem Zugriffe auf archivierte Akten).
  • 40% der Arbeitszeit entfallen allein auf die Suche nach den gewünschten Informationen.
  • wird jedes Dokument durchschnittlich fünf Mal kopiert.
  • Und was man nicht denken würde: bis zu 30% aller Dokumentenzugriffe sind erfolglos aufgrund von Falschablage, Verlust oder bereits verliehener Dokumente.

Dabei wachsen die Kosten für den Archivraum, das Personal und das Material überproportional mit der Größe des Unternehmens oder der Einrichtung.

Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH entwickelt und vertreibt Softwarelösungen für Enterprise Content Management. Die OPTIMAL SYSTEMS-Unternehmensgruppe wurde 1991 in Berlin gegründet und beschäftigt zurzeit ca. 230 Mitarbeiter an sieben Standorten. Die Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS sind bei über 1.100 Installationen in sämtlichen Branchen in Deutschland und weiteren europäischen Ländern im Einsatz: in Industrie- und Dienstleistungsunternehmen genauso wie in Kliniken oder öffentlichen Verwaltungen.

Compliance: Erfüllung aller rechtlichen Vorgaben digitale Archivierung
OS|ECM Version 6 erfüllt sämtliche Forderungen der Steuerbehörden bezüglich steuerrelevanter Daten (im Sinne der GDPdU) und alle relevanten Gesetze, Vorschriften und Verordnungen hinsichtlich Beweis- und Rechtssicherheit, Dokumentationsechtheit sowie Aufbewahrungsfristen sämtlicher Unterlagen. Dafür bietet OS|ECM Version 6 die dokumentenechte Haltung beweissicherer Objekte und Geschäftsfälle mit einer umfangreichen Protokollierung, einem passwortgeschützten Systemumfeld und die Unveränderlichkeit der archivierten Daten. Über Schnittstellen zu unterschiedlichen Storage-Komponenten werden Daten zur Entlastung in eine sekundäre Speicherumgebung ausgelagert.

Mehr Informationen auch unter: www.optimal-system.de

Fernwartung / Hotline


Über unsere Fernbetreuung können wir Ihnen zusätzlich schnellen Anwendungs-Support sowie die Konfiguration und Parametrierung Ihrer Software garantieren. Für beide Produkte bieten wir Ihnen günstige Verträge auf Basis von Monatspauschalen (Hotline) und minutengenaue Abrechnung (Fernbetreuung) an. Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte  unserer Backoffice.

Backoffice: 04138 - 510001

Probleme mit dem System? Rufen sie uns an. Telefonische Hotline zur ersten Fehleranalyse, weiteres Vorgehen und konkrete Hilfestellung: 04138 - 510001

Fibunet

Entscheiden Sie sich für Kompetenz und Qualität, 100% GoBS- und GDPdU-zertifiziert, TÜV-geprüft. Mit der Software Fibunet für Finanzbuchhaltung und unserer Unterstützung sind Sie auf der sicheren Seite.
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